Wynajem biura w Łodzi - jak znaleźć idealne biuro i zaoszczędzić?

« wróć

Znalezienie idealnego biura w Łodzi to problem, z którym boryka się wiele firm. Od lokalizacji, poprzez wyposażenie, urządzenie, przestrzeń oraz - przede wszystkim - cenę - ilość czynników jakie musi wziąć pod uwagę pracodawca szukając biura w Łodzi może przyprawić o zawrót głowy.

Jakie dokładnie czynniki musimy wziąć pod uwagę, aby znaleźć najlepsze i najkorzystniejsze dla naszego portfela rozwiązanie? Czy warto wybrać tańsze, nieumeblowane biuro do samodzielnej aranżacji, czy gotowy produkt biurowy, z elastycznym systemem abonamentowym? I czy "tanie" biuro jest rzeczywiście "tanie"

Podpowiadamy poniżej, prezentując wszystkie koszty wynajmu biura w Łodzi w zależności od modelu!

 

Zrób to sam, czyli wynajem biura w Łodzi do własnej aranżacji i ukryte koszty

Koszty wynajmu nieumeblowanego biura w Łodzi

Jednym z najważniejszych czynników przy podejmowaniu decyzji o wyborze biura na wynajem w Łodzi jest oczywiście cena najmu.

W Łodzi znajdziemy wiele ofert nieumeblowanych powierzchni biurowych do własnej aranżacji klasy B zaczynających się już od 18 zł za metr kwadratowy przy większych powierzchniach. Mniejsze lokale wielkości ok 50 m2 możemy znaleźć na portalu ogłoszeniowym OLX już od 1900 zł BRUTTO - za około 35 zł z metra.

Biura w klasie A (podwyższony standard wykończenia i wyposażenia, obsługa) koszty będą jeszcze wyższe – koszt wynajmu takiego biura to 40-60 zł/ mkw. 

Załóżmy jednak, że interesuje nas wersja minimum – i zadowolimy się standardem klasy B. Choć cena takiego biura może nam się wydawać na początku bardzo atrakcyjna, warto zastanowić się, z jakimi dodatkowymi, ukrytymi kosztami będziemy mieli do czynienia - oraz czy opłaca nam się poświęcać czas na niezbędne wyposażenie i obsługę biura.

Przy zespole 20-osobowym będzie nam potrzebne pomieszczenie ok. 200 metrowe - za które zapłacimy w Łodzi ok 9225 zł BRUTTO.

Dodatkowe koszty nieumeblowanego biura na wynajem w Łodzi

Na tym jednak nasze wydatki się nie kończą. Przy wynajęciu nieumeblowanego biura od razu musimy ponieść wysokie dodatkowe koszty umeblowania i wyposażenia: 

Całkowity koszt wyposażenia biura w Łodzi dla 20 osób to minimum: 48,101 zł BRUTTO. 

Przyjmując okres amortyzacji na 5 lat - czyli że biuro będzie nam służyło w niezmiennym składzie osobowym (co wydaje się w dzisiejszych czasach dynamicznych zmian na rynku mało realistycznym założeniem!) przez pół dekady, miesięczny koszt brutto wynajmu biura, powiększony o koszty wyposażenia rozłożone na te 60 miesięcy rośnie już o blisko 1000 zł BRUTTO. 

Ukryte koszty stałe wynajmu biura w Łodzi

Niestety, to nadal nie jest jeszcze koniec naszych biurowych wydatków: do kosztów najmu, rozważając różne oferty, powinniśmy bowiem doliczyć różne koszty stałe. Koszty mediów (prąd, woda, gaz) będą zależały od zużycia, więc wynajmujący biuro zazwyczaj nie poda nam ich w ofercie. Dlatego już na etapie podejmowania decyzji o wynajmie nieumeblowanego biura do własnej aranżacji należy się z tym liczyć. Do tego dojdą jeszcze koszty podatków, wywozu śmieci, ubezpieczenia, Internetu i telefonu, sprzątania, oraz bieżące koszty zużycia środków higieny oraz napojów (kawa, woda):

Szacunkowe koszty stałe biura dla 20 osób (200 m2):

  • Media (prąd, woda, gaz, podatki) - 1500 zł/ mc
  • Ubezpieczenie - 500 zł/ mc
  • Internet, telefon - 300 zł/ mc
  • Artykuły biurowe (papier, toner) - 300 zł/mc
  • Kawa, woda, napoje - 600 zł/ mc
  • Art. higieniczne (papier toaletowy, mydło, ręczniki papierowe, zmywaki, płyn do mycia naczyń) - 500 zł/ mc
  • Sprzątanie biura w Łodzi, ceny średnie do 200 m2 - 430 zł x min 2 x w tygodniu x 4 tygodnie - 3440 zł BRUTTO
  • Dodatkowe koszty parkingu - zależne od nieruchomości i ilości samochodów - ok 1000 zł

Szacunkowe koszty stałe – 8,140 zł 

Jak widać, koszt wynajmu naszego taniego biura w Łodzi wzrósł już do 18,168 zł! 

Koszty incydentalne

Rzeczywisty koszt najmu nieumeblowanego biura w Łodzi musimy jeszcze podwyższyć o koszty incydentalne:

  • Koszty napraw sprzętów i mebli
  • Koszty amortyzacji, zużycia i wymiany sprzętów, urządzeń i mebli
  • Koszty awarii i utrzymania instalacji
  • Nieplanowane koszty dodatkowego zużycia, sprzątania etc.

Szacunkowy koszt napraw w biurze w Łodzi: 1000 zł miesięcznie 

Jak widać, łączne koszty najmu nieumeblowanego biura do własnej aranżacji wielokrotnie przekraczają cenę najmu podaną w ogłoszeniu. Dlatego też nie warto się nią sugerować.

Koszty alternatywne

Źródło: https://wynagrodzenia.pl/moja-placa/ile-zarabia-kierownik-biura-office-manager

Kolejnym kosztem, który musimy uwzględnić, wynajmując biuro do własnej aranżacji, są koszty alternatywne - przede wszystkim czasu poświęconego na zarządzanie biurem. 

Zakup mebli i sprzętów, montaż, znalezienie ekipy sprzątającej, obsługa urządzeń, uzupełnianie zapasów kawy, artykułów higienicznych czy biurowych, znalezienie specjalistów do usuwania usterek, naprawy mebli i sprzętów - to wszystko zajmuje czas.

Większość właścicieli średnich firm nie może sobie pozwolić na zarządzanie biurem - tym bardziej, że przy 20-osobowym zespole tego typu zdarzenia będą pojawiały się naprawdę bardzo często.  Dlatego jedynym sposobem na uporanie się z biurową logistyką przy 20 osobach jest zatrudnienie office managera. 

Wg. Portalu wynagrodzenia.pl przeciętne wynagrodzenie office managera w Polsce w lutym 2019 r. wyniosło 5250 zł BRUTTO. 

Oznacza to, że koszt wynajmu biura, powiększony o koszty incydentalne i koszt zatrudnienia office managera wzrasta już do 23,518 zł miesięcznie BRUTTO!

Aranżacja przestrzeni biurowej w Łodzi 

Czy to już koniec ukrytych kosztów najmu nieumeblowanego biura w Łodzi? 

Niekoniecznie...często zdarza się bowiem, że design taniej powierzchni biurowej pozostawia wiele do życzenia:

Źródło: https://www.otodom.pl/oferta/lokal-biurowy-scisle-centrum-lodzi-piotrkowska-ID3YrBi.html#d0577c4e5d

Nieestetyczne, poplamione wykładziny, zakurzone kasetony i rolety w oknach, nierówne i pobrudzone ściany, nieprzyjemne i nieergonomiczne oświetlenie - to niestety często nadal standard w Łódzkich biurowcach. 

Tymczasem dobry design ma coraz większe znaczenie dla przedsiębiorców przy wyborze biura w Łodzi - ostatecznie dobrze urządzona przestrzeń biurowa jest wizytówką firmy, która może odegrać dużą rolę zarówno podczas spotkań biznesowych z potencjalnymi klientami, partnerami biznesowymi i inwestorami, jak również podczas rekrutacji pracowników.

Dla wielu firm w sektorze IT - m.in. software housów - czy agencji marketingowych - głównym wyzwaniem jest przyciągnięcie wysoce wykwalifikowanych pracowników. Wyposażenie biura i wystrój wnętrz może odegrać dla nich znaczną rolę przy wyborze stanowiska pracy: duże firmy w sektorze IT prześcigają się w ekscentrycznym urządzaniu swoich biur i wyposażaniu ich w "zabawki" dla swoich pracowników: konsole do gier, piłkarzyki, telewizory plazmowe...dlatego niewielu programistów "skusi się" na pracę w odpychającym pokoju z wystrojem z lat 90, podnajętym w obdrapanej kamienicy.

Źródło: https://www.cospot.pl/

Co oznacza to dla średniej wielkości software housu, który decyduje się na wynajęcie nieumeblowanego biura i samodzielne urządzenie go? 

Oczywiście koszty

Koszt projektu aranżacji wnętrza biurowego w Łodzi będzie nas kosztował co najmniej 3000-5000 zł, natomiast koszt remontu i adaptacji biura: ok. 1000 zł/ m2, czyli przy biurze o powierzchni 200 m2 - aż 200,000 zł. 

Oznacza to, że jeśli zdecydujemy się na remont, całkowity koszt wynajmu taniego biura w Łodzi, w przeliczeniu na pięć lat najmu wyniesie już 21,501 zł miesięcznie brutto (18,168 zł + 200,000/60)

A co jeśli zmienią się nasze potrzeby? 

Jak już wspomnieliśmy na początku, obecny rynek pracy zmienia się tak dynamicznie, że większość firm: zwłaszcza innowacyjnych, działających w sektorze IT lub sprzedających usługi cyfrowe - nie jest w stanie do końca przewidzieć, jak będzie rozwijała się ich firma za 2 lata: 

  • Może odnotujemy dynamiczny wzrost i będziemy musieli szybko zatrudnić dodatkowych pracowników? 
  • A może wejdziemy na rynek globalny i większa część naszych pracowników będzie pracowała zdalnie, przez co tak duże biuro nie będzie nam już potrzebne (albo w ogóle zrezygnujemy z biura!) 
  • Co kiedy będą nam potrzebne dodatkowe sale na spotkanie z klientami lub szkolenia, i nasze biuro nie będzie już wystarczające?  

No właśnie. Co w takiej sytuacji zrobić z biurem, w które zainwestowało się już kilkadziesiąt, a nawet kilkaset (!) tysięcy złotych, i do którego wiąże nas umowa najmu na kilka lat? 

Oczywiście można takie biuro wraz z umową sprzedać...jednak szukanie nowego najemcy, dla którego ilość miejsca, lokalizacja, oraz wyposażenie i design będą odpowiednie znowu przysporzy nam sporo zachodu i niepotrzebnych kosztów. 

W sytuacji, kiedy nasza firma dynamicznie się rozwija, działa w nowych sektorach gospodarki i na rynkach zagranicznych, a przede wszystkim dba o swój wizerunek zarówno w oczach klientów jak i pracowników - są lepsze rozwiązania biurowe niż wynajem nieumeblowanego biura do własnej aranżacji.

Od niedawna pojawiły się w Łodzi nowe, elastyczne produkty biurowe - w pełni wyposażone powierzchnie biurowe z obsługą i elastycznym systemem najmu "od biurka". Zobaczmy, z jakimi kosztami musi liczyć się 20-osobowy zespół w przypadku najmu takiej powierzchni, i jakie są plusy i minusy takich produktów. 

 

Wynajem biura w Łodzi z kompleksową obsługą (elastyczny produkt biurowy)

Przykładem takiego rozwiązania jest istniejący od października CoSpot na Zachodniej 70 (3 minuty pieszo od Piotrkowskiej, 10 minut piechotą od Manufaktury - CoSpot będzie też niedługo otwierał nowe siedziby na Piotrkowskiej obok OFFa oraz Łagiewnickiej na Bałutach). 

Położony w samym centrum miasta biurowiec kryje w sobie ponad 4500 m2 stylowej przestrzeni biurowej, z produktami biurowymi dedykowanymi dla firm każdej wielkości: od freelancera po korporację: 

  • Przestrzeń coworkingowa z biurkami na wynajem na zasadzie "hot desk" (kto pierwszy, ten lepszy)
  • Biurka dedykowane w współdzielonym biurze 
  • Biura prywatne zamykane na klucz - od 1 do 20 osób 
  • "Siedziba by Cospot" - produkt "biura szytego na miarę" dla firm zatrudniających ponad 20 osób - kompleksowej aranżacji i zarządzania przestrzenią biurową
  • Sale konferencyjne dostępne bezpłatnie dla wszystkich członków społeczności w ryczałcie lub wynajmowane na godziny

Koszty wyposażonego biura z obsługą w Łodzi 

Decydując się na gotowy produkt biurowy - urządzone biuro z pełną obsługą - unikniemy kosztów związanych z wyposażeniem biura i jego późniejszą obsługą: wszystko jest już przygotowane za nas, w cenie 770 zł NETTO (947 zł BRUTTO) od pracownika. 

Maciej, właściciel łódzkiej firmy zajmującej się tworzeniem stron internetowych, SEO i marketingiem online, przeniósł swoją firmę z własnego biura do CoSpotu właśnie ze względu na koszty: po analizie wszystkich ukrytych kosztów własnego biura doszedł do wniosku, że jednak bardziej opłaca się gotowy produkt biurowy: 

Wyposażenie biura

Biura CoSpotu wyposażone są w najwyższej jakości meble i sprzęty: ergonomiczne krzesła biurowe, solidne drewniane biurka pod wymiar, skórzane sofy i fotele w strefie wypoczynku, oraz w pełni wyposażoną kuchnię z lodówkami, zmywarką, mikrofalówką, najwyższej klasy ekspresem do kawy i czekolady (taki sam znajdziemy w sieci McCafe) oraz saturatorem do wody sodowej. 

W kuchni znajdziemy też bezpłatne przekąski dla wszystkich członków cospotowej społeczności.  

Oprócz tego w strefie relaksu znajdziemy książki i prenumeraty polskich i zagranicznych czasopism biznesowych (np. The Economist). 

Do dyspozycji mamy także wielofunkcyjne urządzenia biurowe najwyższej klasy (marki Konica) - bez dodatkowych kosztów. 

 Wynajmując gotową przestrzeń biurową w Łodzi nie musimy martwić się o zakup i montaż mebli, ani o ich utrzymanie i amortyzację. Nie musimy też kupować najtańszych krzeseł i regałów z Ikei ;)  Dzięki zasadom "sharing economy" możemy cieszyć się świetnym designem w świetnej cenie - bo skala CoSpotu powoduje, że budynek cieszy się dużą efektywnością.  Wiele kosztów nieosiągalnych dla pojedynczej firmy jest rozkładana między członków społeczności tak, by ostateczny użytkownik biura mógł się cieszyć niskimi cenami. 

Obsługa biura i usługi dodatkowe

Dodatkowo wynajmując przestrzeń w gotowym biurze nie musimy się martwić o jego obsługę. Zatruniani przez CoSpot office managerowie dbają o to, by nic nie brakowało jego użytkownikom: 

  • Codzienne sprzątanie przez firmę sprzątającą 
  • Uzupełnianie toneru i papieru w drukarkach 
  • Bieżące mycie kubków i naczyń
  • Uzupełnianie kawy, mleka, czekolady i ciastek ;) 
  • Opróżnianie lodówki, wyrzucanie śmieci
  • Uzupełnianie papieru toaletowego, ręczników, mydła i innych artykułów higienicznych

Dodatkowo CoSpot świadczy dla swoich członków usługi: 

  • Pocztowe - odbieranie i wysyłanie przesyłek 
  • Cateringowe - CoSpot odwiedzają codziennie dwie firmy cateringowe, przynoszące zdrowe dania lunchowe i obiadowe, sałatki, desery i przekąski

Design - Reprezentacyjna przestrzeń biurowa w Łodzi

Źródło: https://www.cospot.pl/

Gotowe powierzchnie biurowe w Łodzi konkurują z tanimi biurami do własnej aranżacji przede wszystkim świetnym designem. Wnętrza CoSpotu wyróżniają się nie tylko funkcjonalnym i ergonomicznym wyposażeniem, lecz również robią wrażenie wieloma designerskimi elementami: na pierwszym piętrze znajdziemy ścianę z naturalnego mchu, a na czwartym...całego malucha.

Źródło: https://www.cospot.pl/

Komfortowa, ale również reprezentacyjna przestrzeń biurowa buduje wizerunek marki oraz zachęca do współpracy - zarówno klientów, jak i potencjalnych pracowników.

Dodatkowe salki konferencyjne, gdzie można przyjąć klientów i gości bez zakłócania pracy zespołu są kolejnym atutem elastycznego biura.

Sale konferencyjne na godziny w Łodzi 

Co zrobić, kiedy potrzebujemy nagle zwołać zebranie zarządu, a nie chcemy zakłócać pracy i rozmawiać o finansach firmy w obecności pracowników? Gdzie na małej powierzchni zorganizować szkolenie dla części naszych pracowników tak, by nie przeszkadzać reszcie? Gdzie podjąć klienta, by zrobić prezentację ofertową? 

Małe powierzchnie biurowe są często źródłem takich "dylematów". Nie będziemy mieli z tym problemu, gdy wynajmiemy gotowe biuro w CoSpocie: obecnie na Zachodniej znajduje się 9 salek konferencyjnych dostępnych w abonamencie (po zarezerwowaniu przez CoSpotową aplikację) za darmo dla wszystkich członków. Kiedy mamy w danym miesiącu większe potrzeby - możemy też wynająć salki dodatkowo, na godziny.

Przestrzeń do spotkań w Łodzi - społeczność, eventy i networking

Źródło: https://www.cospot.pl/

 

Dodatkowym atutem współdzielonych powierzchni biurowych jest niewątpliwie możliwość poznania ciekawych osób i nawiązania relacji biznesowych

CoSpot organizuje prawie codziennie bezpłatne eventy i szkolenia dla swoich członków: od bardzo merytorycznych wydarzeń i prelekcji biznesowych (e.g. szkolenie z HRu w IT, Content Marketingu i SEO, technik negocjacyjnych), przez śniadania biznesowe, aż po luźną integrację: 

Wielu Cospotowiczów nawiązało w ten sposób ciekawe kontakty biznesowe, które dla niektórych zakończyły się nowymi zleceniami: 

"Największym atutem CoSpotu są dla mnie właśnie kontakty i społeczność. Dzięki CoSpotowi poznałam dwóch nowych klientów. Miesięczny przychód z świadczonych dla nich usług wielokrotnie przekracza koszt najmu biura."

Ola, copywriter 

Ze względu na specyfikę swoich produktów biurowych, CoSpot łączy najbardziej innowacyjne firmy w Łodzi. Dlatego właśnie wielu członków przyznaje, że "CoSpot to ludzie", a nie tylko biuro. Cospotowy Event manager dba o budowanie społeczności wiedząc, że w biznesie atmosfera i kontakty są tak samo ważne jak ciche miejsce do pracy. 

Lokalizacja biur na wynajem w Łodzi

Kolejnym istotnym czynnikiem decydującym o wyborze biura jest jego lokalizacja. Dobry dojazd to podstawa - ważne, by do biura docierała zarówno komunikacja miejska, jak i żeby było gdzie zaparkować. Parking to często duży problem w położonych centralnie biurowcach - w CoSpocie, mimo centralnego położenia - członkowie mogą liczyć na parking w cenie 150 zł od samochodu. 

A może...biuro rozproszone? 

Przy dwudziestoosobowym zespole trudno byłoby uwzględnić preferencje każdego pracownika co do lokalizacji biura, więc przy tradycyjnym modelu jednego biura nie możemy zadowolić wszystkich. 

Jednak CoSpot - mający docelowo kilka lokalizacji powierzchni biurowej w Łodzi - w różnych dzielnicach - razem z elastycznym modelem najmu "na biurka", z miesięcznym okresem umowy - otwiera możliwości stworzenia modelu "biura rozproszonego" - gdzie każdy z pracowników może pracować tam, gdzie jest mu najłatwiej dojechać. A spotkania mogą się przecież odbywać w jednym miejscu - w jednej z salek konferencyjnych na godziny. 

 

Podsumowanie

Podsumowując: jeśli Wasza firma rozwija się dynamicznie, szuka elastycznego rozwiązania biurowego które pozwoli Wam dowolnie zwiększać (lub zmniejszać) ilość pracowników bez dodatkowych kosztów wyposażenia, a także umożliwić Wam nawiązywanie relacji biznesowych - CoSpot będzie dla Was najbardziej korzystnym rozwiązaniem. Uwzględniając wszystkie koszty ukryte tradycyjnego biura - będzie również najbardziej korzystny cenowo

Zapraszamy do kontaktu, odwiedzenia nas na pyszną kawę i bezpłatnego testowania CoSpotu przez 7 dni! 

Umów się na wizytę

Dedykowane biurko

Praca w ciszy i skupieniu? Dedyk jest idealną przestrzenią dla Ciebie. (Programista, Grafik, Copywriter)