Artur Majsterek, 30 marca 2020
Wynajem biura w Łodzi – jak wybrać odpowiednie?
Proces wynajmowania biura jest ważny ale ryzykowny
Wynajęcie biura w Łodzi jest ważnym krokiem w budowaniu autorytetu firmy. Na wizytówkach nie musi widnieć już adres mieszkania czy działki. Może pojawić się za to prestiżowa lokalizacja w rozpoznawalnym punkcie w centrum. Jednak wynajęcie biura często jest bardzo trudne. Popełnia się wiele błędów, za które potem trzeba drogo płacić. Na co więc należy zwracać uwagę i jakie czekają na nas niespodzianki?
Po co jest biuro?
Pierwszym pytaniem, na które każdy biznes powinien sobie odpowiedzieć jest: po co firmie jest potrzebne biuro? Poświęciliśmy całą dyskusję na temat powodów, dlaczego potrzebne albo niepotrzebne jest biuro.
Lokalizacja biura w Łodzi jest bardzo ważna
Najważniejszym elementem dla biura jest lokalizacja. Często przysłowie w branży nieruchomości brzmi ‘location, location, location’. Biuro, które nie znajduje się w dogodnym dla nas miejscu, dla naszych pracowników czy klientów nie spełni swojej potrzeby. Jeśli dojazdy będą za długie, pracownicy nie będą chcieli przyjeżdżać. Ich koszt poprzez wydatki na paliwo albo czas spędzony w łódzkich tramwajach czy autobusach stworzy niechęć do pracy. Może to spowodować, że stracimy dobrych pracowników lub będziemy musieli podnieść pensje, żeby zrekompensować niedogodności. Lokalizacja jest ważna dla klientów, gdyż problem z dotarciem do biura powoduje niechęć do spotykania się. Powodem będą większe problemy ze skoordynowaniem dogodnych dni / godzin, kiedy klient ‘akurat będzie w pobliżu’.
Dobrze skomunikowane miejsce
Automatycznie przekłada się to na późniejsze zamówienia, dłuższe projekty z powodu braku koordynacji / odpowiednich wskazówek. Wybór lokalizacji nie jest prosty. Bardzo łatwo napisać, że lokalizacja powinna być optymalna: najlepiej w centrum z dobrym dojazdem. Tylko, że w centrum większość biur nie posiada parkingu, czynsz jest droższy.Ponadto często napotykamy na korki i wybór pomiędzy starymi kamienicami nie zachęca. Z tego powodu znalezienie biura i przystosowanie go do potrzeb firm nie jest łatwe. Zajmuje czas i wymaga podejmowania odpowiednich decyzji.
Odpowiednia wielkość biura jest zmienną
Wielkość biura powinna zależeć od ilości osób, które regularnie będą korzystać z tego biura. Jednak tutaj należy zwracać uwagę na to, że firma może urosnąć lub zmniejszyć liczbę osób korzystających z biura. Sztuką jest dobór biura, które przewidzi to zapotrzebowanie. Biznesy rosną z miesiąca na miesiąc, podczas gdy umowy na biura podpisywane są na kilka lat. Powoduje to, że rosnący biznes powinien płacić za dużo więcej miejsca niż jest im potrzebne na dzień dzisiejszy. Dzięki temu biuro nie blokuje rozwoju. Nie ma nic gorszego niż utrata możliwości rozwoju spowodowana brakiem miejsca do pracy dla nowej drużyny.
Wielkość biura, a kreatywność
Przy wielkości miejsca do pracy musimy również pamiętać o dodatkowym miejscu na salki konferencyjne. Ważna jest też przestrzeń, do której pracownicy będą mogli wejść, aby przeprowadzić rozmowę telefoniczną. Rozmowy telefoniczne są dla innych kolegów rozpraszające, dlatego dobrze jest mieć takie miejsce. Po doborze dodatkowych pomieszczeń na salki konferencyjne należy pamiętać o miejscu odpoczynku. Praca przy tym samym biurku non stop, nie wpływa pozytywnie na kreatywność. Zaleca się spacery po biurze i zmianę środowiska, która często pomaga spojrzeć na problem z innej strony. Dlatego biura często dobierają dodatkowe pomieszczenia, gdzie organizują miejsce wypoczynku dla pracowników, w tym również dodatkowe miejsce na kuchnię. Większość biur będzie miało ogólnodostępny aneks kuchenny. Jednak z wyjątkiem najwyższej jakości biur klasy A lub coworków nie będzie on reprezentował miejsca pracy. Miejsca, w którym najlepsi pracownicy chcą spędzać wolny czas, czy porozmawiać kreatywnie przy kawie. Z tego powodu bezpieczniej jest mieć dużo większe biuro niż na początku wydaje się potrzebne. Jednak tak jak przy lokalizacji należy zbalansować to z kosztami.
Klasy biur
Jeśli szukamy biur najwyższej jakości mamy do wyboru biura coworkingowe lub biura klasy A, które oferują moduły w określonych rozmiarach. To w nich będziemy musieli zmieścić nasze wymarzone biuro. Często moduły w biurach klasy A zaczynają się od 150m2. Przewagą jaką mają najlepsze Coworkingi takie jak WeWork w Warszawie, czy CoSpot w Łodzi jest przejrzystość kosztów. Wszystkie dodatkowe rzeczy jak salki konferencyjne, strefy relaksu, strefy dla rozmów (budki telefoniczne) czy miejsce do kreowania przy kawie, udostępnia się dla firm nawet z 1-osobowymi zespołami. Oznacza to, że jesteśmy w stanie zaoszczędzić niebagatelne kwoty przy stworzeniu najwyższego standardu biura.
Umeblowanie biura wpływa na jakość pracy
Większość biur w Łodzi nie posiada umeblowania w biurka, krzesła, szafki czy kontenerki – podstawowe wyposażenie miejsca pracy. W przypadku biur klasy A, deweloper jest w stanie pomóc nam w zakupie i doborze odpowiednich mebli, za odpowiednią cenę. Warto jest nie oszczędzać na meblach biurowych. Umeblowanie z Ikei jest w stanie dobrze funkcjonować w warunkach domowych przy dbaniu o jego stan. Jednak w biurach, w ferworze pracy, meble często mają dużo krótszy okres żywotności.
Przykłady rozwiązań
Ciekawym rozwiązaniem są biura z pełnym wyposażeniem, jak Mindspace w Warszawie czy CoSpot w Łodzi. Biura wyposażone w wysokiej jakości meble, dobrał operator przestrzeni w najbardziej odpowiedni sposób. W CoSpotcie wyposażenie standardowe to drewniane biurka, które dostępne są też w wersji z podnoszonymi blatami. Jest to luksus, który czasem jest wart docenienia wyjątkowych pracowników. Pracując przy podnoszonym biurku są w stanie zmieniać pozycję, a tym samym motywować innych, żeby również osiągali efekty.
Oświetlenie wpływa na pracę biura
Jednym z ważnych elementów, na które trzeba zwrócić uwagę jest światło w biurze. Naturalne światło jest bardzo ważne, ale poza tym powinniśmy też zapewnić pracownikom odpowiednią jego jakość i kolor. Przeprowadzono wiele badań na temat światła. W większości biur klasy A kwestia światła w biurze rozwiązano dzięki architektom. Tak samo jest w najlepszych biurach coworkingowych. Jednak jeśli chodzi o biura klasy B – nie jest to koniecznie kwestia, którą rozwiązano poprawnie. Dlatego przy wynajmie biura, trzeba zabudżetować instalację świetlną, która będzie pozytywnie wpływała na poziom energii w firmie. Za niskie światło lub światło o nieoptymalnie dobranych barwach może powodować senność oraz szybsze wydzielanie melatoniny w organizmach. Powoduje to zmniejszenie poziomu koncentracji.
Internet i dostęp do światłowodu
Dostęp do sieci jest sprawą naturalną w dzisiejszych czasach. Światłowód w budynku jest kluczowym elementem zapewnienia sprawnego i stabilnego łącza internetowego. Przed wyborem biura, należy upewnić się jacy operatorzy są dostępni i którzy z nich posiadają własne, dedykowane łącze światłowodowe. Jeśli jeden z operatorów to firma, z którą już mamy podpisaną umowę w obecnej lokalizacji – jest duża możliwość, że umowę będzie można zmienić na inny adres. Poza dostępem do Internetu należy zwrócić uwagę na sieć wewnętrzną. W przypadku małej firmy do kilku osób zwykły router, który operator daje wystarczy. Jednak przy rozwoju i większej ilości osób pracujących, obraz szybko się zmienia. Sieć zaczyna się obciążać i wymagać odpowiedniej infrastruktury, jak i osoby, która będzie nadzorowała jej funkcjonowanie. W biurach coworkingowych nie musimy się przejmować tym aspektem, gdyż najlepsze lokalizacje mają profesjonalistów, którzy dbają o to aby łącze działało 24/7. Jednak warto zapytać czy biuro posiada redundantne połączenie, na wypadek problemów z jednym z dostawców.
Opłaty dodatkowe w biurach
Powinniśmy również mieć świadomość, że do ceny za wynajem biura dolicza się opłatę serwisową oraz eksploatacyjną. Do tego mogą dochodzić opłaty z podliczników lub za dodatkowe usługi jak dostęp do Internetu, sprzątanie. W biurach serwisowanych takich jak Regus, większość z dodatkowych opłat będzie już wliczona i skalkulowana w opłatach abonamentowych. Patrząc na różne opcje jakie mamy, należy zwrócić uwagę na to, co jest wliczone z usług dodatkowych w abonament. Nie wszystkie biura wliczają w swój abonament dobrą kawę czy kawę dla gości, dedykowane łącza światłowodowe (jeśli w ogóle coworkingi są w stanie to zapewnić). W CoSpotcie dedykowane łącze światłowodowe do prywatnego biura liczy się symboliczną opłatą. Pakiety wydruków, ilość godzin salek konferencyjnych etc…
Drukarka potrafi pisać historię biura
Przy wyposażaniu biura należy zwrócić uwagę na drukarkę. Mimo, że możemy być adwokatami zielonego, to i tak wiele rzeczy będzie trzeba wydrukować. Drukarki i ich ceny wahają się od kilkuset złotych do kilkudziesięciu tysięcy za „kombajny”. Są one w stanie zrobić wszystko łącznie ze zszywaniem stron. Koszt należy liczyć podczas życia drukarki. Tanie drukarki szybko nas zaskoczą wyższymi kosztami eksploatacji podczas ich zużycia. To o czym wiele osób zapomina to, że drukowanie odbywa się po podłączeniu drukarki do komputera. To w teorii proste,a w rzeczywistości wraz ze zwiększającą się liczbą osób w biurze, rodzi niejedną historię problemów. Do najczęstszych należą problemy ze sterownikami, brakiem kompatybilności etc… Community manager w biurach jest w stanie opowiedzieć historie jakie musi rozwiązywać z drukarkami i problemami z tym związanymi. Dodatkowym benefitem w biurach serwisowanych, jest to, że o problemy nie musimy się martwić.
Zarządzanie biurem nie robi się ‘przy okazji’ i może nas zaskoczyć
Jak już znajdziemy biuro i je zaadaptujemy na nasze potrzeby, następnymi rzeczami, o których będziemy musieli pamiętać jest zarządzanie biurem. Firmy, które nie miały własnego biura mogą nie zdawać sobie sprawy ile kwestii jest do rozwiązania. Problemy zaczynają występować od pierwszych tygodni funkcjonowania, a nawet przed rozpoczęciem pracy. Pierwszym krokiem, który należy rozwiązać jest usadowienie. Rzeczą, która po wszystkich przejściach jakich firma doświadczyła, jeśli zadecydowała się na stworzenie biura (zamiast gotowego pakietu w biurach serwisowanych czy coworkingowych) jest to, że musi teraz politycznie rozwiązać ‘gdzie, kto będzie’ siedział. Opinii często jest więcej niż osób w biurze. Nierzadko kończy się tym, że jeden z pracowników odchodzi z firmy czując się źle potraktowanym.
Dogodna temperatura
Aby minimalizować problem z usadzeniem, można wybierać jak najbardziej standardowe biura z prostymi układami. Nie wyróżniają miejsc do pracy pomiędzy sobą, musimy dobrać też jednakowe wyposażenie, które nie poróżnia pracowników. Wtedy pozostaje bliskość do okna, kaloryfera czy air condition, do rozwiązania pomiędzy osobami w drużynie. To wprowadza nas w następne zadanie, które musi rozwiązać osoba, na którą spadło zarządzanie biurem. W biurach zawsze jest komuś za gorąco lub za zimno. Powodami mogą być zróżnicowane preferencje lub faktyczne problemy z temperaturą. Idealną temperaturę do pracy określa się pomiędzy 20-22 stopniami. Są jednak osoby, które przyzwyczajone do spółdzielczej hojności wychowały się w temperaturze pomieszczeń 24-25 stopni i będzie im zdecydowanie za zimno. Latem będzie miał miejsce odwrotny problem, w szczególności kiedy w biurze nie ma air condition. Dobrym rozwiązaniem jest posiadanie wielu pomieszczeń, w których temperatura może być wyregulowana do innych poziomów. Trzeba rozegrać to tak, aby osoby mogły dobrać biuro w zależności od ich preferencji.
Serwisowanie biura
Następną salwą problemów w zarządzaniu biurem będą serwisy, naprawy i zamówienia zawiązane z codziennym życiem biura. Według prawa Murphiego sprzęt zawsze ma problem, kiedy potrzebujemy go najbardziej. Osoba zarządzająca szybko zaprzyjaźni się z miejskimi hydraulikami, elektrykami, pogotowiem hydraulicznym. W biurach bardzo często zlew traktuje się jako śmietnik i fusy po kawie tworzą zatory. Trzeba mieć również kontakty z serwisem od drukarek, dostawcami sprzętu biurowego (tonery, papier, zszywacze etc…).
Znalezienie office managera
Dobrą strategią jest przypisanie tych zadań do danej osoby, która będzie odpowiedzialna za te sprawy. Celem jest, aby zarząd czy właściciel nie musieli o tym myśleć i rozwiązywać tych problemów. Może się wydawać, że takie sprawy ‘załatwi się przy okazji’. Jednak z doświadczenia community managerów w CoSpotcie można się dowiedzieć, że takie sprawy potrafią zająć cały dzień. W przypadku właściciela firmy, wyjęcie jednego dnia z pracy może być bardzo drogim zajęciem.
Biuro jest strategicznym aktywem firmy – CoSpot dba o szczegóły
Miejsce pracy jest strategiczne dla firmy, dla jej kultury czy sposobu pracy. Może być wizytówką lub wstydem. Jest to ważna decyzja, odpowiednia waga powinna być przyłożona do tego, żeby biuro budowało firmę. W CoSpotcie drużyna profesjonalistów zadbała o każdy szczegół biura i dba codziennie o to, aby firmy CoSpotowiczów funkcjonowały i rozwijały się. Wszystkie aspekty powyżej opisywane są rozwiązywane na co dzień przez CoSpotowych community managerów. Robimy to dlatego, żeby żaden z członków nie musiał myśleć o biurze, ale o kreatywności w pracy. Goście powinni być zachwyceni miejscem, w którym CoSpotowicz pracuje, marząc czasem o zmianie firmy, aby być członkiem tego środowiska.
Poproś o konsultację.
W ciągu 24 godzin skontaktuje się z Tobą nasz ekspert