fbpx

Jolanta Wybraniec, 23 września 2020

Sala konferencyjna jak wybrać ?

Organizatorzy konferencji, szkoleń wystaw czy sympozjów  często zadają sobie pytanie, jaka sala konferencyjna spełni oczekiwania uczestników i prelegentów. Wybór jest dość spory. Oprócz wyposażenia dość istotna jest : lokalizacja, ilość zaproszonych gości, zaplecze noclegowe, gastronomiczne i oczywiście budżet organizatora. Czym kierować się wybierając odpowiednią przestrzeń szkoleniową ? Odpowiednia sala konferencyjna, czyli jaka ? 

Duża sala konferencyjna czy zespół mniejszych?

Centra konferencyjne mieszczące się w obiektach hotelowych często dysponują salami mieszczącymi nawet 300 osób. Obiekty tj. sale kinowe dysponują podobnymi możliwościami, jednak moduł ustawienia sal jest dość ograniczony . Mniejsze centra konferencyjne mogą pomieścić podobną liczbę osób, często jednak pojawia się konieczność podzielenia uczestników na grupy, rozmieszczone w kilku salach . Takie rozwiązanie często bywa nie do przyjęcia. Czasami staje się jednak atutem . W przypadku szkoleń, kiedy wiedza wstępna uczestników klasyfikuje się na różnych poziomach, warto przemyśleć podzielenie grupy.

Czy długość konferencji jest istotna przy wyborze sali ?

Sale konferencyjne w obiektach z bazą noclegową, będą zdecydowanie wygodniejszym rozwiązaniem podczas kilkudniowych spotkań. Kolejnym atutem będzie możliwość skorzystania z restauracji, kompleksu SPA bądź innych atrakcji dostępnych na miejscu . Jeśli szkolenie połączone jest z galą bądź imprezą integracyjną warto skorzystać z sali bankietowej czy klubu, zwykle dostępnych w obiektach hotelowych . Jednak biurowe centra konferencyjne również mogą zaproponować nam noclegi w obiektach , z którymi współpracują , często w bardzo przystępnych cenach . Pozostaje jednak kwestia transportu uczestników, nie rzadko w miejscowości której nie znają. O ile w dużym mieście korzystanie z komunikacji miejskiej nie sprawia większych problemów, o tyle z obiektów zlokalizowanych poza miastem transport powinien być zapewniony. A to wiąże się z dodatkowym kosztem, często porównywalnym z ceną osobo doby w hotelu.

Czy ważne jest gdzie zlokalizowana jest sala konferencyjna ?

W centrum miasta a może w górach albo nad morzem ? W tym momencie organizatorzy musza odpowiedzieć sobie na pytanie jaki jest zasięg i cel konferencji. Czy program zawiera tylko część merytoryczną, czy potrzebne będzie również zaplecze rekreacyjne do przeprowadzenia warsztatów integracyjnych w terenie, albo lekcji live cooking na łonie natury . Trzeba również pamiętać, że dojazd do obiektów znajdujących się w dużym mieście jest ułatwiony i praktycznie bezproblemowy o każdej porze roku. W przypadku konferencji międzynarodowych bardzo istotne jest dobre skomunikowanie z lotniskiem czy bazą noclegową. Dojazd do obiektów hotelowych położonych poza miastem, otoczonych lasem szczególnie zimą może być dość utrudniony. Spokojna okolica często wiąże się z brakiem zasięgu i nawigacji. Wybierając obiekt trzeba pamiętać o miejscach parkingowych dla uczestników :

  •  czy znajdują się w sąsiedztwie budynku
  •  jaka jest ich ilość
  •  ile wynosi dodatkowa opłata

Sala konferencyjna i jej wyposażenie

Przestrzeń konferencyjna  zaaranżowana w nowoczesnym stylu czy w klimacie korporacyjnym ? To kwestia uzależniona od tematyki szkolenia. Niezależnie od ilości uczestników sala powinna być komfortowa dla zaproszonych gości i ułatwiać im pracę. Organizując konferencję należy dopytać jakim sprzętem dysponuje obiekt i czy pobiera się za niego dodatkowe opłaty . Sala konferencyjna powinna być wyposażona w : 

  • dostęp do Internetu, tutaj warto zwrócić uwagę na rodzaj łącza
  • flipcharty z flamastrami
  • ekrany
  • rzutniki
  • projektory
  • sprzęt audiowizualny
  • kable HDMI i przyłącza MAC
  • klimatyzacja
  • oświetlenie, dość istotne też jest dostęp do światła dziennego
  • dostęp do drukarki, skanera itp.
  • Wygodne i ergonomiczne meble, np. stoły z regulowaną wysokością Coraz częściej w ofertach znaleźć można sprzęt do tłumaczenia symultanicznego czy stanowiska wyposażone w laptopy . Pojawiają się też rozwiązania interaktywne np. holocube, human joystick, ekrany mgłowe, ściany bezszwowe czy interaktywne lustra.

Serwis dodatkowy w trakcie konferencji

Wybierając ośrodek szkoleniowy warto dopytać o usługi dodatkowe podczas konferencji, takie jak przerwa kawowa czy catering. Podczas spotkań  całodniowych warto zapewnić gościom ciepłe napoje i posiłek. Obecnie większość ośrodków konferencyjnych posiada ciekawą i przystępną cenowo ofertę cateringową, nawet jeśli nie są jednocześnie obiektami hotelowymi .Można bez problemu skorzystać z przerwy kawowej jednorazowej, bądź całodniowej, regularnie uzupełnianej przez dodatkową obsługę. Standardem w ofercie są ciepłe i zimne napoje, owoce, słodkie i słone przekąski a także zestawy obiadowe .

Sala konferencyjna rezerwacja i obsługa

Obsługa konferencji, czyli ludzie. Ważna od momentu rezerwacji poprzez organizację, realizację i pomoc w trakcie konferencji . Pomocna obsługa techniczna, czy serwis sprzątający to wartość nieoceniona w sytuacjach awaryjnych tzn. gdy popsuje się sprzęt, trzeba szybko przestawić salę, bądź sprzątnąć rozlaną kawę. Zaangażowanie event menagerów, osób przygotowujących sale konferencyjne jest równie ważne . Opiekun, który współpracuje od początku do końca z organizatorem, reaguje szybko na wszelkie uwagi czy sytuacje nieprzewidziane, nadzoruje przygotowania i zna odpowiedź na większość pytań to osoba nieoceniona. Jej profesjonalizm w dużej mierze wpływa na budowanie zaufania z klientem. Jej postawa w dużej mierze zadecyduje o dalszej współpracy .

Pierwsze wrażenie

Miejsce w którym zorganizujesz konferencję wpłynie na Twój wizerunek. Jeśli masz takie możliwości obejrzyj salę przed jej rezerwacją . Często zdjęcia nie oddają faktycznego stanu rzeczy . Wystój, czystość, zapach , stan techniczny mebli i pomieszczeń ocenisz oglądając salę w rzeczywistości, nie przez Internet. Sprawdzisz, czy sala konferencyjna posiada udogodnienia dla osób niepełnosprawnych i jak wygląda zaplecze sanitarne. Jeśli będzie taka możliwość zadecydujesz, czy skorzystać z możliwości ozonowania bądź doświetlenia pomieszczenia.
Każda konferencja, prezentacja czy sympozjum to oprócz wartości merytorycznej prezentacja firmy w środowisku branżowym . Musi się wyróżniać, zapadać w pamięć i budować prestiż marki . Dlatego warto szukać takich rozwiązań, które gwarantują jakość usług szkoleniowych i konferencyjnych .s

Poproś o konsultację

W ciągu 48 godzin skontaktuje się z Tobą nasz ekspert