fbpx

Dominika Krajewska, 11 maja 2020

Jak efektywnie organizować swój czas w biurze?

zarządzanie czasem

Doba ma 24 godziny i niezmiennie przybywa nam obowiązków. Nic dziwnego, że im więcej pracy, tym bardziej odczuwamy, że brakuje nam czasu.
„Posługując się definicją L. J. Seiwerta, „zarządzanie czasem to konsekwentne i zorientowane na cel stosowanie w praktyce sprawdzonych technik pracy w taki sposób, że kierowanie samym sobą i swoim otoczeniem odbywa się bez trudu, a otrzymany do dyspozycji czas jest wykorzystany sensownie i optymalnie”.
Efektywne zarządzanie czasem to umiejętność, której można się nauczyć i sprawić z niej pożądany nawyk. „Irytujących rozpraszaczy, które nie pozwalają na utrzymanie skupienia na dłużej podczas codziennej pracy jest wiele. Telefony przerywające naszą pracę, hałasy z zewnątrz czy zbyt głośne rozmowy współpracowników w jednym pomieszczeniu, potrafią skutecznie zabrać cenne minuty. Dodatkowo utrudniają koncentrację na bieżących obowiązkach. Mając w pamięci fakt, że nie wszystkie czynniki da się wyeliminować, warto skupić się na tych, które zmienić można.”

Co zrobić, by efektywnie spędzać czas

Wprowadź limity na social mediach, tj. Facebook, Instagram. Ta forma daje nam fałszywe wrażenie, że skoro przeglądamy te strony na komputerze to są częścią naszej pracy. Takie scrollowanie pochłania nasz czas w biurze, który moglibyśmy wykorzystać na obowiązki zawodowe.
Bałagan na biurku i w komputerze – sprawniejszemu wykonywaniu obowiązków sprzyja porządek w najbliższym otoczeniu. W posegregowanych folderach na pulpicie czy segregatorach na biurku szybciej i łatwiej znajdziemy potrzebne dokumenty.

Przykłady technik efektywnego spędzania czasu

1. ZŁOTA GODZINA

„Wstawaj przed wszystkimi domownikami lub przychodź do pracy o godzinę wcześniej. To 60 minut, podczas których nikt nie będzie Ci przeszkadzał i będziesz miał czas wyłącznie dla siebie. Przeznacz go na najważniejsze dla siebie aktywności lub na rzeczy, na które w ciągu dnia brakuje Ci czasu. Uczyń z tych rzeczy codzienny rytuał i nastrój się na cały dzień. Podobną godzinę możesz wygospodarować sobie wieczorem.”

2. TECHNIKA POMODORO

„Metoda ta opiera się na działaniu w określonych cyklach czasowych. W najbardziej pierwotnej wersji polega ona na pracy w 25-minutowych blokach czasowych. Pomiędzy nimi robi się 5-minutowe przerwy.
Jeśli ukończysz zadanie przed upływem 25 minut, skreślasz je z listy i po przerwie zabierasz się za kolejne w następnym 25-minutowym cyklu. Po 4 pełnych cyklach robisz sobie dłuższą, 30-minutową przerwę.
Podstawą tej techniki zarządzania czasem jest pełne skupienie się w określonym czasie na zadaniu i całkowite odizolowanie od innych rzeczy. Dwadzieścia pięć minut jest umowne. Długość przedziału dostosuj do własnych potrzeb.

3. METODA SMART

Koncepcję ustalania celów metodą SMART znają chyba wszyscy. Jest ona nieodłącznym elementem prawidłowego planowania zadań i realizacji celów. Również efektywne zarządzanie czasem nie może się bez niej obejść. Pozwala ona zdefiniować efekt zadania w taki sposób, aby zwiększyć szansę na jego realizację  aby wiadomo było, co  należy zrobić.
Zgodnie z tą metodą, cel powinien być:
S (Specific) – szczegółowy, specyficzny;
M (Measurable) – mierzalny, możliwy do zmierzenia;
A (Ambitious) – ambitny, stymulujący;
R (Realistic) – realny, możliwy do wykonania;
T (Timely) – terminowy, określony w czasie.
Jeśli dobrze określisz swój cel, zaplanowanie go i późniejsza realizacja będą dużo łatwiejsze.

4. LISTA ZADAŃ

„Twórz listy kontekstowe i łącz zadania w grupy projektowe, a jeśli nie masz ich zbyt wiele, twórz po prostu listy „To-Do”.
Oddziel różne rodzaje treści od siebie (zadania od notatek, plików itp.). Twórz listy zadań, a nic ważnego Ci nie umknie i będziesz bardziej spokojny, że wszystko masz pod kontrolą. A kiedy będziesz odhaczać kolejne zadania z listy jako zrobione, poczujesz prawdziwą satysfakcję i motywację do dalszych działań.”

5. ZASADA 2 MINUT

„W czasie procesu planowania lub w trakcie dnia, kiedy realizujesz już swoje plany, wpada do Twojego systemu zarządzania  wiele spraw (zadania, maile, itp.). Część z nich to sprawy, które wymagają poświęcenia dłuższego czasu, a niektóre z nich można załatwić od razu.
Zasada 2 minut polega na tym, że zadania, których wykonanie zajmie Ci mniej niż 2 minuty, realizujesz od razu. KROPKA. Dzięki temu nie zaśmiecasz swojej listy zadań i nie tracisz niepotrzebnie czasu na ich planowanie.’

Poproś o konsultację

W ciągu 48 godzin skontaktuje się z Tobą nasz ekspert