Jak zaoszczędzić na wynajmie biura?

Jak zaoszczędzić na wynajmie biura?

Wynajem biura oprócz pensji często jest odczuwalny jako wysoki koszt dla firmy. W dużej części jest to spowodowane młodą gospodarką w Polsce. Podczas kiedy w Wielkiej Brytanii czy Niemczech wynajem biura to mała część wydatków i dobór biura na wynajem jest bardziej procesem wyboru, w Polsce nie jesteśmy jeszcze na tym etapie. Dlatego dedykujemy ten artykuł jako pomoc firmom, które chcą zaoszczędzić na kosztach biura.

‘Najtaniej jest w ogóle nie mieć biura’ – najwięcej kosztuje to, czego nie widać

Biuro jest ważnym elementem prowadzenia biznesu.  Jeśli nie rozumiemy do czego jest potrzebne, najlepszym rozwiązaniem aby zaoszczędzić na biurze jest ‘nie mieć biura’. Nie mając go, firma nie ma bezpośrednich kosztów biura i oszczędza. Jeśli jednak firma rozumie po co chce mieć biuro, wtedy również zrozumie, że powinno ono posłużyć rozwojowi. Biuro, na którym zaoszczędzimy po to aby wydać więcej na pensje, rekrutację z powodu większej rotacji pracowników, czy utraty klientów którzy nam nie ufają (nawet o tym nie wiedząc) jest teoretyczną oszczędnością.

Dlatego najlepszym sposobem zaoszczędzeniu na biurze jest posiadanie odpowiedniego miejsca do potrzeb jakie generuje firma– inaczej najlepiej w ogóle go nie mieć. Kiedy już zdecydujemy się na odpowiednie biuro, to możemy spojrzeć na kilka elementów, dzięki którym możemy zaoszczędzić.

Odpowiedni rozmiar biura do naszych potrzeb

Największą oszczędnością jest odpowiednie dobranie ilości osób, jak i rozmiaru biura do zapotrzebowania. Jest to również jedną z najtrudniejszych form, gdyż przewidzenie zapotrzebowania na kilka lat do przodu jest w większości niemożliwe. W dzisiejszych czasach rynek się tak szybko zmienia, że przewidywanie staje się równe z ‘wróżeniem z fusów’ lub ‘szamańskim sportem’. Większość firm, obawiając się braku przestrzeni, która zahamuje rozwój, decyduje się na biura większe niż jest to potrzebne. W dodatku większość biur jest wybierana na potrzeby ‘maksymalnego obłożenia’, które w większości przypadków nie jest wypełniane. Część osób jest w podróży, część pracuje z domu, część jest chora, a jeszcze inna część lubi pracować w godzinach, kiedy biuro jest puste. Jednym z rozwiązań są elastyczne umowy, które pozwalają firmie dobierać przestrzeń w czasie, kiedy drużyna się rozrasta. CoSpot oferuje możliwość powiększania się firm, poprzez dobieranie przestrzeni ‘pracownik po pracowniku’. Jest to najbardziej optymalnym rozwiązaniem.

Podpisać umowę na dłuższy okres

Podczas gdy gospodarka się rozwija, ceny rosną. Zapotrzebowanie na biura jest coraz większe, pensje idą w górę. Najlepszym sposobem na zabezpieczenie ceny jest podpisanie umowy na dłuższy okres. Daje to firmie bezpieczeństwo, że wzrost cen nie wpłynie na wzrost czynszu najmu czy opłaty abonamentowej. Taka dłuższa umowa jednak jest obarczona ryzykiem od strony firmy, w przypadku problemów finansowych czy spadku ilości zatrudniania i potrzeby zredukowania personelu.  Jednym z rozwiązań jest osiągnięcie balansu pomiędzy stałą częścią umowy podpisanej na dłuższy okres, a inną częścią umowy podpisanej na krótszy. Daje to możliwość na potencjalną negatywną reakcję, ale zapewnia pewność kontynuacji funkcjonowania ‘głównego członu biznesu’.

Nie remontuj biura, aby uniknąć niespodzianek i straconego czasu

Potencjalnie bardzo atrakcyjną opcją wydaje się wynajęcie taniego biura, które wymaga ‘lekkiego’ remontu. Wiele osób, które kupowało mieszkanie ‘do remontu’, wie z czym one się wiążą. Zaczyna się od tego, że szybkie przemalowanie nie jest możliwe, gdyż tynk nie trzyma się dobrze ścian. Następnie po pomalowaniu okazuje się, że elektryka wymaga wymiany. Sufit, który wydawał się w porządku wymaga wyrównania – albo decydujemy się na rozwiązanie systemowe – Armstronga. Zabawa się zaczyna, po czym dowiadujemy się, że wykonawca ma opóźnienie, a firma powinna przeprowadzać się za tydzień. Szef zamiast zarządzać swoją firmą i pracować nad budowaniem swojej sprzedaży, zaczyna poznawać tajniki bycia firmą remontową. Wyszukuje najniższe ceny i oszczędności – nie licząc tego, ile w tym czasie potencjalnego interesu mu uciekło.

Nie kupuj mebli, jeśli jest taka możliwość

Kupowanie mebli wydaje się rozsądne, w końcu pracownicy będą używać ich przez dłuższy czas. W sklepach widzimy ceny które nie są wysokie, dlaczego więc nie kupować i nie zaoszczędzić? Problem z meblami jest taki, że ich amortyzacja, czyli zużycie, jest zdecydowanie szybsze niż przewidujemy. Najtańsze meble okazują się często bardzo drogie w konserwacji. Droższe fotele posiadają lepszej jakości komponenty, których nie trzeba wymieniać bardzo często. Drewniane stoły nie łamią krawędzi przy przeprowadzce, przestawieniu lub zwykłym użytkowaniu. Jeśli można, najlepiej wynająć meble biurowe. W przypadku kiedy nie ma takiej opcji – gdyż często biurowce nie oferują takich możliwości, wtedy należy zakupić meble. Pamiętaj w tedy o kosztach rozłożonych na okres ich użytkowania.

Zaoszczędź na drukowaniu

Paperless – czyli niedrukowanie e-maili, umów, czy innych rzeczy jest tańsze niż oszczędzanie na drukowaniu. Jednak jak w każdym biznesie bywa, musimy drukować niektóre rzeczy. Tak jak z meblami – jeśli można, łatwiej i taniej jest wypożyczyć drukarkę. To może sprawiać problemy przy małych ilościach drukowanych stron dlatego, że firmy zajmujące się kompleksowo sprzętem do drukowania, niechętnie obsługują małych odbiorców. W tym przypadku mała – tania i niekoniecznie oszczędna drukarka nie zrobi dużej różnicy.

Nie staraj się zaoszczędzić na Internecie

Internet dla firm w dzisiejszych czasach jest jak powietrze do życia. Bez prądu na laptopach można przepracować kilka godzin, ale bez Internetu już ciężej obsłużyć naszego klienta, przeprowadzić wideokonferencję czy podzielić się dokumentami ze współpracownikami. Często mniejsi dostawcy Internetu oferują atrakcyjne warunki. Przy wyborze, należy zwrócić uwagę nie tylko na prędkość (obustronną – download jak i upload), ale również na stabilność dostarczania Internetu. ważna jest również prędkość reakcji w sytuacjach utraty łącza. CoSpot przykładowo, zapewniając Internet dla firm znajdujących się w budynku, nie tylko posiada obsługę IT, ale również kilku niezależnych dostawców z niezależnymi podłączeniami światłowodowymi, na wypadek problemów z jednym z operatorów. Jest to luksus na, który mniejszych firm być może nie stać, ale warto to mieć na uwadze.

Nie kupuj i nie buduj biura

Najmniej ekonomiczną decyzją ze wszystkich jest jednak zakup lub wybudowanie swojego własnego biura. Oprócz prestiżu decyzja ta wiąże się z dużym zaangażowaniem kapitałowym i kosztami. Wiedzą o nich tylko fundusze zajmujące się tym biznesem oraz ‘inwestorami’, którzy starali się skopiować ten model biznesowy. Posiadanie własnego biura, oprócz utrudnionej możliwości elastyczności wyborów rozmiarów, niesie za sobą duże koszty alternatywnego wykorzystania kapitału własnego. Można spojrzeć na największe firmy na świecie i odpowiedzieć sobie na pytanie, dlaczego one operują w wynajętych długoteriminowo biurach, biurach serwisowanych czy coworkinach . Jeśli chcesz zaoszczędzić na biurze, ale nie interesuje Cię opcja nieposiadania biura, poznaj CoSpot i jego ofertę. Dużo mądrych firm wybiera właśnie tę metodę rozwoju, wraz z wieloma atutami CoSpotu. Również z ekonomicznego punktu widzenia – CoSpot jest opłacalny.

Źródło zdjęcia: https://intelidom.pl/2017/05/23/oszczedzanie-w-inteligentnym-domu/