fbpx

Jolanta Wybraniec, 30 lipca 2020

Jak produktywnie spędzać czas w pracy?

produktywny czas w pracy

Produktywny czas w pracy - czym jest produktywność?

Najprościej produktywność możemy określić jako stosunek nakładów do efektów. Jest pojęciem powszechnie używanym i obecnym w wielu obszarach naszego życia i pracy. Mamy być coraz bardziej wydajni, poprawiając swoją produktywność w czasie pracy , przez co działania naszego zespołu czy firmy są bardziej efektywne.
Kiedy nasz czas w pracy będzie produktywny ? Kiedy wykonamy większą ilości pracy w tym samym czasie, bądź wykonamy te same zadania w krótszym okresie. 

Jak zadbać o produktywny czas w pracy?

Zdarza się, że po intensywnym dniu w pracy masz nadal wiele zadań do zrealizowania ? Masz poczucie, że brakuje Ci czasu i musisz zostać po godzinach ? Zastanów się więc, jak poprawić swoją produktywność w pracy , jak zarządzać zadaniami i sobą w czasie. Stwórz własną strategię produktywnego czasu pracy. Poniższe wskazówki na pewno okażą się pomocne .

Czy porządek wpływa na produktywny czas w pracy?

Nie trać czasu na szukanie rzeczy niezbędnych do pracy. Zrób porządek na biurku, w dokumentach i na ekranie monitora. Szukanie danych „na już” w ogólnym chaosie to bez wątpienia sytuacja wywołująca niepotrzebny stres.

A może by tak wszystko zaplanować?

Twórz listę obowiązków do wykonania na każdy dzień – w notatniku, pliku, w aplikacji mobilnej bądź w kalendarzu Google. Dziel je na priorytetowe i mniej ważne. Pamiętaj, by zadania trudniejsze ( te których nie chce ci się wykonać ) traktować jako bardziej priorytetowe. Pamiętaj, by sprawom ważnym poświęcać więcej czasu niż pilnym !
Przy organizacji produktywnego czasu w pracy pomocna może okazać się tutaj zasada „5 minut” opisana przez Roberta Allena. Polega ona na tym by zadania, których wykonanie nie zajmie nam dłużej niż 5 minut, wykonać od razu i nie odkładać ich a później. Wyznacz sobie termin rozpoczęcia i zakończenia konkretnych czynności, projektów. Zgodnie z prawem Parkinsona ludzie pracujący pod rygorem czasu są bardziej produktywni.
Gdy projekty są bardzo rozbudowane podziel je na etapy, ukończenie poszczególnych części da Ci poczucie większej kontroli .

Spokój jest najważniejszy.

Pracownikom kreatywnym, którzy często spotykają się z wieloma osobami, w różnych miejscach pomocna może okazać się Action Method. Polega na stworzeniu zadań do wykonania „ przy okazji” i zróżnicowaniu ich nie pod względem projektu, do którego należą, a jedynie pod względem terminu ich wykonania.
Usuń wszystko co Cię rozprasza.
Ścisz muzykę ,dźwięki w telefonie i powiadomienia z aplikacji. Pocztę sprawdzaj co godzinę – odrywanie się od pisania raportu, po każdym powiadomieniu o otrzymanym e-mailu na pewno nie wpływa korzystnie na twoja koncentrację . Zrezygnuj z przeglądania portali społecznościowych, które na dłużej odciągają Twoją uwagę od wykonywanego zadania. Potraktuj swój mózg jak komputer, który zwolni gdy włączysz na raz zbyt wiele programów.
Pamiętaj o przerwie .

Jak dobrze zaplanować i podzielić obowiązki?

Badania wskazują, że 90 min to czas w jakim człowiek jest w stanie zachować maksymalny poziom koncentracji. Może warto podzielić 8 godzinny dzień pracy na 4 bloki po 1,5 h oddzielone przerwą. Na zadania nieoczekiwane, bądź takie których realizacja wydłużyła się w czasie zachowaj tzw. bufor czasowy , około 20-30 min .
Pamiętaj również, że przerwa to dobry czas na posiłek, ćwiczenia fizyczne, grę albo po prostu chwilę ciszy . Dzisiaj firmy coraz częściej zapewniają swoim pracownikom odpowiednio przystosowane do tego miejsca a nawet całe strefy.
Lepsze zarządzanie sobą i swoimi zadaniami to większa skuteczność i wydajność oraz mniejszy poziom zmęczenia, niższy poziom stresu a przede wszystkim więcej czasu dla siebie czy dla rodziny.

Poproś o konsultację

W ciągu 48 godzin skontaktuje się z Tobą nasz ekspert