fbpx

Artur Majsterek, 30 marca 2020

Elastyczne czy stałe koszty biura?

koszty biura

Elastyczne koszty są luksusem, który biznes musi balansować, aby móc funkcjonować

Koszty dzielą się na elastyczne i stałe. Każdy koszt może być elastyczny, jeśli wziąć pod uwagę dłuższy okres. Przeważnie mówi się o kosztach stałych, gdy ich elastyczność – możliwość w zmianie – jest krótsza niż rok. Jednakże często, zmiana podczas roku może okazać się za długa, względem reakcji na szybko zmieniający się rynek i potencjalny spadek wpływów. Co biznes w takim razie może zrobić? Jak zmniejszyć ryzyko i jak najbardziej uelastycznić swoją strukturę kosztową?

Koszty stworzenia produktu lub usługi

Dochód generowany na podstawie sprzedaży towarów lub usług musi być wyprodukowany, dostarczony lub sprzedany. Koszty produkcji przeważnie są stałe. Firma X kupuje od swoich dostawców usługi na podstawie umów. Podczas negocjacji cen, terminów czy jakości zapewnienia do ilości i długości współpracy często mają duży wpływ na cenę. Powoduje to firma X, chcąc zwiększać swoją marżę.  Zgadza się i zobowiązuje do dłuższej współpracy. Tym samym zmniejsza swoją elastyczność na wypadek spadku zapotrzebowania. Tutaj musi zapaść decyzja.  Balansuje ona pomiędzy wystarczającym zobowiązaniem się, a ryzykiem pokrycia dodatkowych kosztów. W tym czasie zapotrzebowanie na produkty będzie mniejsze niż oczekiwane.

Reklama i marketing

Jedną z możliwości uzależnienia i uelastycznienia kosztów marketingu i reklamy jest założenie budżetu, proporcjonalnego do obrotów. Spowoduje to automatycznie zwiększenie lub zmniejszenie środków wydawanych na reklamę. Kiedy biznes będzie się rozrastał i wyniki pójdą w górę, tak i budżet proporcjonalnie się zwiększy. Wszystko to ma sens, jednak system ten opiera się na ‘patrzeniu wstecz’. Ta sama logika, która może napędzać wzrost sprzedaży, może też wprowadzić biznes w błędną spiralę niosącą go w dół. Słaby wynik z poprzedniego okresu rozliczeniowego może spowodować następny słaby wynik. To znowu zmniejszy budżet i zaniża następne wyniki, itd. Ważne jest aby przy budowaniu elastyczności budżetów reklamowych mieć świadomość, że firma podejmuje decyzje, mające wpływ na przyszłość. Powoduje to oddzielenie kompletnej zależności i wprowadzenie pewnego rodzaju minimum. Poniżej niego biznes nie powinien obniżać datków, gdyż ryzykuje wpadnięcie w spiralę.

Pracownicy

Wynagrodzenia często opierają się na podstawie oraz na bonusie lub premii uzależnionej od wyników. Uzależnianie płacy od wyników może dokonywać się w różnym stopniu. Od maksymalnego, pełnego uzależnienia wynagrodzenia od wyników, poprzez odpowiednie umowy B2B, do zerowego uzależnienia  od efektów. Wiele badań psychologicznych mówi o tym, jak ludzie wyceniają ryzyko nieracjonalnie. Często nie doceniają oczekiwanego wynagrodzenia z powodu dużego wewnętrznego kosztu związanego z niepewnością. To oznacza przykładowo, że pewny niski zarobek, może być tak samo dużo wart, jak bardzo wysoki oczekiwany zarobek. Musi być on jednak obarczony większym ryzykiem niepewności w wypłacie.  Dlatego firmy w ogóle zatrudniają ludzi, dając im pewną wypłatę, zamiast zatrudniać  jako firmy zewnętrzne, wypłacając ‘prowizję’. Balans pomiędzy wyceną ryzyka pracowników powoduje, że firma musi podjąć decyzję gdzie leży optymalny poziom wynagrodzenia zależnego od wyników, jak i wynagrodzenia stałego. Tym samym ‘blokują’ i tworzą pewien poziom kosztów stałych.

Koszty biura (najem, zakup lub abonament)

Zakup własnego biura wielu przedsiębiorcom kojarzy się z dużym prestiżem. Chęć posiadania, często wiąże się z poczuciem własności i dowartościowana właściciela spółki. Powoduje ona, że jest to preferowana forma doboru biura. Plusem posiadania a nie wynajmowania biura jest większa swoboda do adaptacji budynku na własne specyficzne potrzeby. Może okazać się, że adaptacja na potrzeby w czasie X jest zupełnie inna po kilku miesiącach trwania remontu czy budowy. Szybko rozwijające się firmy,  zawsze będą w sytuacji nieodpowiedniego dopasowania wielkości, czy formatu biura do ich potrzeb. Aby rozwiązać tę sytuację większość firm decyduje się na opcje standardowego wynajmu biura.

Elastyczność

Daje to dużo większą elastyczność i swobodę, często oszczędzając pieniądze firmy. Najnowszym trendem na rynku jest jednak abonament za biuro. Podobnie jak w telefonii komórkowej nie musimy płacić za stawianie masztów, aby korzystać z sieci, ale za dostęp do niej dla każdego użytkownika. Tak samo w biurach serwisowanych czy biurach coworkingowych firmy mogą uzależnić swoje koszty od ilości pracowników. Często takie rozwiązanie stosuje się z pewnym zabezpieczeniem abonamentów. Dla obecnej ilości pracowników z dużą prostotą i łatwością dodaje się miejsca, gdy liczba się zwiększa. Przy czym operator jest jednostką, która reaguje i ponosi koszty ‘spare capacity’, aby móc spełnić wymogi rozrastającej się firmy. Aby policzyć opłacalność takiego rozwiązania wystarczy kilka minut wraz z historycznymi danymi i kilkoma założeniami. Można też przeczytać nasz artykuł, który obrazuje przykładowe wyliczenie. Pomimo, że chęć bycia elastycznym jest wysoka, biznes musi podejmować decyzje i balansować pomiędzy elastycznością, a stałymi kosztami. W ten sposób jest w stanie zapewnić sobie niższe koszty funkcjonowania w normalnych czasach. Teraz umiejętnością lub intuicją przedsiębiorcy jest wyczucie gdzie znaleźć ten złoty środek, aby zwiększyć przychody.

Poproś o konsultację

W ciągu 48 godzin skontaktuje się z Tobą nasz ekspert